Leve de verandering!
door Patricia Ziegerink
in blog

Strategische communicatie bij verandering in het onderwijs. Hoe werkt het nou echt? VeranderMeester Patricia Ziegerink legt uit.

 

Waarom het onderwijs onderhevig is aan verandering
Voordat ik meer vertel over strategische communicatie bij verandering is het goed te weten in welke mate onderwijs onderhevig is aan verandering. Misschien is het onderwijs wel een van de branches die het meeste met verandering te maken heeft. Of moeten we zeggen onzekerheid?

 

Enerzijds komt dat omdat het onderwijs continu in ontwikkeling is. Op alle niveaus van ons onderwijssysteem. Anderzijds komt dat omdat als de politiek veranderingen of wijzigingen doorvoert, het onderwijs daar vlot op moet anticiperen. Ook kunnen onderwijsinstellingen zelf strategische koerswijzigingen najagen of strategische keuzes maken. Elk van deze ontwikkelingen betekent verandering.

 

Tot slot duren verandertrajecten langer in het onderwijs. Veelal vanwege gebrek aan ervaring rondom deze ontwikkelingen. Onderwijzers zijn geen managers en keiharde zakenlui. Onderwijsprofessionals willen niet 100% van hun tijd bezig zijn met beleid, nieuwe koersen en oplossingen voor passend onderwijs vanwege de verevening.

 

Wel met het geven van goed onderwijs, dat onderwijs nog beter maken en meer tijd voor de leerling te krijgen. Er kan geen full time tijd vrij gemaakt worden voor het begeleiden van veranderingstrajecten. Met de beste wil van de wereld worden verandertrajecten er dan bij gedaan, naast de bestaande werkzaamheden. Hierdoor kan het zomaar zijn dat je van de ene verandering in de andere rolt. Met de nodige onrust als gevolg.

 

Drie verschillende verandertrajecten
Verandering is niet negatief. Sterker nog: als je het goed aanpakt is het zelfs een feestje. Betrek er tijdig experts of professionals bij. Zo zorg je dat het traject de juiste focus en slagkracht krijgt. Verandering zorgt voor vernieuwing, verfrissing, nieuwe ideeën en impulsen. De juiste communicatie speelt hierbij een belangrijke rol. Het is als het ware de smeerolie naar succes. Daarom een korte introductie over strategische communicatie bij verandering in het onderwijs.

 

Op hoofdlijnen zijn er drie soorten verandering:
1. Strategieverandering | wijziging van strategische koers als onderwijsinstelling.
2. Structuurverandering | wijziging van interne structuur, opleidingen of opleidingsaanpak.
3. Cultuurverandering | wijziging van normen en waarden van de onderwijsinstelling.

 

Bij een strategieverandering gaat het bijvoorbeeld om overnames, fusies of naamswijzigingen. Deze veranderingen zijn zeer ingrijpend en hebben vaak veel gevolgen. De hele organisatie heeft met de verandering te maken, het zijn vaak onrustige tijden en deze trajecten kunnen lang duren. ‘High impact trajecten’ noem ik ze.

 

Minder ingrijpend zijn vaak structuurveranderingen. Het kan zelfs zo zijn dat alleen een gedeelte van de onderwijsinstelling te maken heeft met deze verandering. Bijvoorbeeld als een bepaalde opleiding binnen de onderwijsinstelling anders ingericht wordt, of als de hiërarchie van een school anders ingericht wordt.

 

Tot slot kennen we cultuurverandering. Cultuur gaat over groepsgedrag, over normen en waarden die veranderen. Dat kan bijvoorbeeld ook een gevolg zijn van een strategische verandering, waarbij twee of meerdere scholen fuseren tot een nieuwe school. Dat heeft altijd invloed op de identiteit en cultuur van een school.

 

Strategische communicatie bij verandering start met kennis, houding en gedrag
Wat wel altijd hetzelfde is, is de opbouw van een communicatieplan bij een verandertraject. Verandering is niet moeilijk, als iedereen maar goed weet waarom deze verandering nodig is. En wat er van hem of haar verwacht wordt. Of nog mooier; wat kan ieder individu bijdragen aan deze transitie? Met de juiste tools, informatie en communicatie zetten we koers richting een succesvolle verandering.

 

Terug naar de basis van communicatie; kennis, houding en gedrag zijn essentieel voor het bepalen van de meest optimale communicatiestrategie bij verandertrajecten. Voordat mensen gaan veranderen (gedrag), moeten ze een positieve houding hebben. Om een positieve houding te krijgen moeten ze eerst antwoord hebben op een aantal vragen die onder te verdelen zijn in externe en interne factoren.

 

Externe factoren (niet te beïnvloeden)
 waarom de verandering is (oorzaak);
 wie verantwoordelijk is (vinger kunnen wijzen);

 

Interne factoren (wel te beïnvloeden)
 wat de verandering is;
 wie de bedenker is (oplossing);

 

Externe factoren (wel te beïnvloeden)
 wat de gevolgen zijn (negatief en positief);
 hoe de toekomst er uit ziet (voor de leerlingen, leerkrachten, de school en de omgeving).

 

Hoe beter betrokken, hoe meer draagvlak
Iedere verandering kent een oorzaak en een veroorzaker. Als we het voorbeeld passend onderwijs nemen, dan is de oorzaak de nieuwe Wet passend onderwijs en de verantwoordelijke het Ministerie. Bezuinigingen die gemaakt moeten worden in het (voortgezet) speciaal onderwijs vanwege de verevening zijn niet de schuld van de school, maar de schuld van de regering. Op deze externe factoren is (nagenoeg) geen invloed op uit te oefenen.

 

Op de interne factoren is wel invloed op uit te oefenen. Er moet bezuinigd worden, maar hoe er bezuinigd wordt, kan de school zelf bepalen. De school kan leerkrachten ontslaan, klassen groter maken, naar een ander gebouw gaan, leraren en leerlingen overdragen aan het regulier onderwijs en zo zijn er allerlei maatregelen te bedenken om te bezuinigen.

 

Ook kun je invloed uitoefenen op de totstandkoming van de oplossing. Hoe meer mensen er mee te maken hebben en hun stem kunnen laten horen, hoe groter het draagvlak en hoe groter het slagingspercentage van de verandering. Op naar succes. Maar hoe maak je draagvlak meetbaar?

 

Ideeën toetsen
Om draagvlak bij verandertrajecten meetbaar te maken in een vroegtijdig stadium, heeft het team van MeesterMerk een interessante en praktische tool ontwikkeld. Met deze onderzoekstool kan iedere onderwijsinstelling toetsen of bepaalde ideeën draagvlak hebben. Als je als antwoord kunt geven op de vraag wie de bedenker van de oplossing is: “wij met z’n allen”, kan je zelf wel bedenken welke invloed dat heeft op de teamspirit. Verandertrajecten met een breed draagvlak hebben het grootste slagingspercentage. Hoe je er voor zorgt dat er veel mensen betrokken worden bij een verandertraject verschilt per school. Dit heeft te maken met de cultuur die er binnen de school is. Een ding is wel zeker; een ‘lerende school’ scoort altijd beter.

 

Een goed communicatieplan beschrijft hoe draagvlak verkregen kan worden en start bij het signaleren van de oorzaak van de verandering. Start with the why. Soms is de expertise voor verandercommunicatie in huis, maar veel vaker niet. Dan is het aan te raden om gebruik te maken van externe expertise (bijvoorbeeld via de training ‘Ik weet de weg, kom je mee?’ van MeesterMerk). Zo kan je samen oplossingen bedenken. Zo kan het management wel een duidelijke stem hebben, maar niet direct een bepalende stem. De kans op draagvlak wordt zo nog groter.

 

De toekomst moet glashelder zijn
Mensen worden gek van onzekerheid en vinden een heldere toekomstvisie belangrijk. Mist dit? Dan gaat de productiviteit met stappen achteruit, worden mensen ontevreden, gaat verandering een eigen leven leiden, heeft men meer behoefte om regelmatig met collega’s te communiceren (positief & negatief) en je ziekteverzuim knalt omhoog. Mensen willen zekerheid en in tijden van verandering willen ze extra veel zekerheid. Want verandering is per definitie een beetje eng.

 

De stip op de horizon
Het is dus noodzaak goed na te denken over de externe factoren die wel te beïnvloeden zijn. Zorg dat de stip op de horizon helder is, dat mensen daar positief tegenover staan. (tekst gaat verder na afbeelding)

201801 Verandermanagement

Afbeelding: Communicatiemodel bij verandertrajecten ontwikkeld door MeesterMerk.

 

Zorg voor een communicatieplan dat staat als een huis
Als je een groep vraagt wie wil er verandering, dan steekt bijna iedereen zijn vinger op. Als je vervolgens vraagt: “wie wil veranderen?”, dan steekt slechts een enkeling zijn of haar vinger op! Mensen moeten gemotiveerd worden, continue betrokken blijven, ze moeten zich gehoord voelen. Zorg dat de communicatie open en transparant is, dat mensen geïnformeerd worden, ook als er niks te vertellen is. Houd mensen betrokken en beschrijf alles in een communicatieplan (voor, tijdens en na de verandering).

 

Sta daarbij goed stil wat het gevolg van de verandering is voor de identiteit van de organisatie en je positie in de markt. De kans is groot dat de kern verandert en dat wat je uitstraalt niet langer meer past bij wie je bent. Een verandertraject raakt de basis van communicatie en dwingt om heel goed te blijven kijken naar het DNA van de organisatie en alle uitingen van het DNA, zoals huisstijl, corporate story en uiteindelijk al je interne en externe communicatiemiddelen.

 

Kortom: heb je een goed communicatieplan om veel draagvlak te creëren en ook te behouden, dan kan het maar zo zijn dat dankzij de verandering de teamspirit nog nooit zo goed geweest is. Dat mensen met nog meer plezier voor de klas staan en zich in plaats van 100% voor een volle 200% inzetten voor de leerlingen.

 

Een leider die durft en doet
Als het verandertraject eenmaal duidelijk is en het complete plan in kannen en kruiken is, dan moet er een leider zijn die durft en doet. Een ambassadeur van de verandering. Een leider of het liefst meerdere leiders die de weg weten en voorop lopen, die de mensen mee weet te nemen en er voor ze is als het even niet mee zit. Een leider die voor 300% staat achter de ingeslagen weg die je samen bedacht hebt.

 

Sta je aan het begin van een verandertraject en weet je niet helemaal hoe je dat wil aanpakken? Ook dan is de training ‘Ik weet de weg, kom je mee?’ een interessante optie voor jouw school. Met een team van maximaal 10 personen binnen jouw school gaan we aan de slag om het verandertraject vorm te geven. Geen standaard training, maar een interactieve training vanuit jullie verandervraagstuk. Hoe we dat doen? Dat vertellen we je graag persoonlijk. Maak maar eens vrijblijvend een afspraak met het team van MeesterMerk.

 

 

Patricia Ziegerink

Eigenaar van Pazzie business development en Pazzie for People | VeranderMeester bij MeesterMerk

 

Schrijf je hieronder in voor onze mailing en ontvang nieuwe kennis in je mailbox.