27 Tips voor nieuwsbrieven voor ouders/verzorgers
door Anke Bosch
in blog

Of je jouw nieuwsbrief nu in print of digitaal uitbrengt? Deze tips kun je (bijna allemaal) op allebei toepassen.

 

Het begrip nieuwsbrief

Tien jaar geleden was een nieuwsbrief heel hot. Inmiddels zijn er heel veel andere middelen bijgekomen om nieuws te verspreiden. Denk aan een website, intranet, ouderportal, e-mail en sociale media. En deze zijn nu eenmaal ‘sneller’ en logischer om in te zetten bij het verspreiden van nieuws. Het begrip nieuwsbrief krijgt steeds meer een andere lading en je moet je afvragen of het woord nieuwsbrief nog wel passend is. Maar omdat iedereen snapt wat er met een nieuwsbrief bedoeld wordt, blijven wij hem voorlopig nog even zo noemen. Lees verder voor 27 praktische tips. 


1. Houd je doel voor ogen
Wat wil je bereiken met het versturen van de nieuwsbrief? Wil je dat bepaalde informatie bij ouders/verzorgers terecht komt? Of wil je een 10 voor de opmaak? Vorm kan in sommige gevallen de boodschap behoorlijk in de weg staan. Bedenk goed welke boodschap je over wilt brengen en beoordeel of de kern in één oogopslag duidelijk is.


2. Spreek je doelgroep aan
Zet de leerling centraal en probeer de interactie aan te gaan: ’Heeft u vragen? Neem dan contact op met meester Piet.’ Zorg dat de doelgroep zich aangesproken voelt.


3. Bedenk wat ouders willen lezen
Bedenk goed bij welke informatie ouders belang hebben en willen lezen.


4. Voorkom vakjargon
Po, vso, vo, vavo, swv, TL, BB, bbl, DGO, AB of BAVO. Voor jou allemaal bekend, maar de gemiddelde ouder weet hier niks van. Als je vakjargon gebruikt, zorg dan dat je het uitlegt. Hier vind je trouwens een handige lijst met afkortingen in het onderwijs.  

 

5. Kernachtige koppen
In de kop moet direct duidelijk worden waar het artikel over gaat en of het interessant is om verder te lezen.


6. Gebruik beeld
Maak gebruik van aantrekkelijk beeld dat past bij het onderwerp. Wees wel voorzichtig met het gebruik van fotografie van leerlingen, want niet iedere ouder is hiervan gediend. Binnenkort verschijnt hier een blog over. Je kunt je onderaan dit artikel inschrijven voor onze mailing (geen nieuwsbrief). Dan ontvang je deze gratis en rechtstreeks in je mail.


7. Hou het kort
Iedereen is druk, dus zorg er voor dat mensen je nieuwsbrief snel kunnen lezen. Lange verhalen zorgen er voor dat de lezer afhaakt en dat de rest van je nieuwsbrief niet meer gelezen wordt. Een lang verhaal kan wel, maar houdt je dan aan punt 13. Mensen lezen wel verder als ze geïnteresseerd zijn in meer.


8. Houd het overzichtelijk
Zorg dat je nieuwsbrief in opbouw overzichtelijk is en hanteer iedere keer dezelfde structuur, zodat mensen weten waar ze de informatie kunnen vinden.


9. Bundel je berichten
Zorg dat je voldoende nieuwsitems hebt. Wacht eventueel met het verspreiden ervan. Als je denkt dat het dan geen nieuws meer is, dan klopt dat. Maar je bent een school. Niet de NOS. Ouders vinden het prettiger eens in de twee weken wat te ontvangen, dan iedere dag een bericht. Pas als het nieuws zo groot is, dat het ook echt in het nieuws of de krant komt, dan kan het NIET wachten. En dan kan je overwegen andere middelen in te zetten om nieuws wel direct te kunnen communiceren, zoals brieven naar ouders, mail naar ouders (via je nieuwsbrievensysteem), je website, ouderportal, intranet, sociale media en persberichten.


10. Start met belangrijke informatie
Zorg dat belangrijke informatie als eerste gelezen wordt, door deze letterlijk als eerste op te nemen in je nieuwsbrief.


11. Maak het persoonlijk
Iets wat je persoonlijk raakt, wordt nu eenmaal beter gelezen.


MISSCHIEN IS DE TRAINING ‘GEZOCHT: BETROKKEN OUDERS’ INTERESSANT VOOR JOU?

 

12. Wissel zwaar nieuws af met luchtige onderwerpen
Het spreekt voor zich dat dat nu eenmaal lekkerder leest.


13. Maak gebruik van een ‘lees meer’
Als je een lang verhaal wil opnemen in een digitale nieuwsbrief, zorg dan voor een lees meer. Het mooie is dat je dan ook direct een link naar je website hebt en je de lezer meer kunt sturen. In een geprinte versie kun je natuurlijk een verwijzing maken naar de website.


14. Maak gebruik van een intro
Zeker bij een langer artikel moet je echt een intro opnemen waarbij je direct antwoord geeft op wat, waarom, waar, wie, waarvoor en hoe.

 

15. Zorg voor goede onderwerpen
Het moet mensen wel interesseren en speel in op de actualiteit.


16. Geef je nieuwsbrief een naam
Dan kan het een begrip worden waar mensen naar uitleven. Je hoeft dan ook niet alleen maar ‘nieuws’ te plaatsen en het stimuleert het ‘wij-gevoel’: “Heb jij de EduWijzer al gelezen?” Het is niet langer een algemene nieuwsbrief, je maakt het iets van iedereen die bij je school betrokken is. Een tip binnen een tip: verzin 5 mogelijke namen en laat medewerkers de naam zelf kiezen, dan wordt het nog meer iets van hen. De onderzoekstool van MeesterMerk kan hier ook voor worden ingezet. Tot slot omzeil je zo het woord nieuwsbrief.


17. Zorg voor activaties
Een mailing is het middel om mensen in beweging te krijgen. Zeker bij een digitale nieuwsbrief zijn ze één klik verwijderd van het opnemen van contact. Zoek je ouders die kunnen begeleiden bij de schoolreis? Zorg dan dat je ze activeert, zodat ze direct contact opnemen.


18. Zorg dat mensen zich kunnen uitschrijven
Dit is verplicht in Nederland. Mensen moeten kunnen aangeven dat ze geen berichten meer van je willen ontvangen. Een reden om tip 25 in te zetten.


19. Stuur niet te vaak
Te weinig is niet goed, te vaak ook niet. Zoek de balans en doe eventueel onderzoek waar de ouders/verzorgers van jouw school op zitten te wachten. Neem contact op als je wilt dat wij je daarbij helpen.


20. Communiceer pas als er te communiceren valt
Valt er niks te communiceren, wacht dan even. Uitzondering daarop: zit je in een verandertraject waarbij er veel onzekerheid is. Communiceer dan wel. Ook als er niks te vertellen is. Advies daarover geven we je graag.


21. Wees foutloos
Spreekt voor zich.


22. Laat ‘m lezen, voordat je verzendt
Bij voorkeur aan een ouder en een collega. Zo kun je toetsen of alles er in staat en of het niet meer vragen oproept dan antwoorden. Misschien is het iets voor de leden van de MR?


23. Wees consequent
Spreek je over leerlingen of kinderen? Gebruik je je of u? Ouder of ouders/verzorgers? Schoolbord of digibord? Tablet of iPad? Het is allemaal goed, als jij (maar ook je collega’s) maar steeds hetzelfde gebruikt.


MISSCHIEN IS DE TRAINING ‘HOE SCHRIJF IK EEN GOEDE TEKST’ INTERESSANT VOOR JULLIE SCHOOL?


24. Verzend hem op een logisch moment
Het ene moment komt beter uit dan het andere. Niemand zit voor de kerstdrukte te wachten op een hele lange nieuwsbrief. Een korte kerstwens daarentegen wordt vaak wel gewaardeerd.


25. Maak gebruik van een systeem
Als je 100 mails via je eigen mailprogramma gaat verzenden met bijlage, loop je het risico op de spamlijst te komen. Bovendien maak je de mail onnodig zwaar (MB’s). Daarnaast moet je afmeldingen voor de nieuwsbrief zelf verwerken. Er zijn mooie systemen waarbij je nieuwsbrief er niet alleen gelikt uit ziet, maar waarbij mensen zich ook automatisch kunnen aan- en afmelden. Kijk hier voor de mogelijkheden van zo’n systeem op maat gemaakt voor jouw school.


26. Maak een koppeling met je website en social media
Zorg dat mensen vanuit de nieuwsbrief naar je site kunnen klikken en naar je sociale media kanalen.


27. Zorg dat mensen kunnen replyen
Je wilt te allen tijde de drempel om contact op te nemen verlagen toch? Zorg dat direct duidelijk is hoe mensen dontact opnemen en vermeld daar in ieder geval een mailadres bij. Want bij een digitale nieuwsbrief is iemand slechts 2 klikken verwijderd van het opnemen van contact: beantwoord > verzend!

 

Meer tips

Uiteraard kunnen we nog wel even doorgaan en dat doen we in volgende blogs ook vast en zeker. Schrijf je hieronder in voor onze gratis mailing en ontvang toekomstige MeesterTips direct in je mailbox.